Technical Meeting – Technical meeting adalah pengarahan yang di berikan oleh panitia dalam suatu kegiatan atau perlombaan agar kompetisi tersebut dapat di pahami oleh semua orang dan juga pengarahan di lakukan untuk membahas berbagai hal teknis selama acara berlangsung pada hari-H.

Dari kegiatan technical meeting demo sugar rush 1000 tersebut, para peserta dan panitia lomba dapat menyamakan persepsi dan memberikan pembekalan terkait jalannya lomba nanti. Tujuannya agar kompetisi berjalan dengan lancar, dan syarat-syarat kompetisi dapat di sepakati, atau untuk menjawab berbagai pertanyaan dari peserta kontes dalam sesi tanya jawab.

6 Informasi Membuat TM Efektif

Rapat Teknis atau TM terkadang tidak berjalan dengan baik, atau memakan waktu berjam-jam lebih lama dari yang di rencanakan. Bisa juga karena terlalu banyak pihak yang membahas dan mengubah rundown acara.

Setelah Anda mengetahui apa itu technical meeting, selanjutnya Anda bisa mengikuti tips berikut ini agar technical meeting berjalan dengan lancar:

1. Melakukan final meeting dengan memanggil semua panitia yang terlibat terlebih dahulu untuk mengadakan technical meeting. Finalisasi semua rencana yang ada, agar semua panitia memiliki pemahaman dan pengertian yang sama untuk setiap kompetisi.
2. Pastikan semua pihak datang tepat waktu. Rapat bisa berjalan kurang efektif karena ada pihak yang datang terlambat atau rapat belum selesai malah pulang lebih awal.
3. Buat agenda rapat yang baik, misalnya dengan membahas rundown dan tugas masing-masing panitia. Cek juga semua ruangan atau lokasi yang akan di gunakan untuk kegiatan.
4. Siapkan konsumsi seperti kotak snack atau peralatan technical meeting.
5. Buat dua macam technical meeting. Satu untuk panitia lomba, dan satu untuk panitia lomba dan kontestan.
6. Pilih pemimpin rapat teknis yang tepat. Pilihlah orang-orang yang bisa memimpin balapan dengan baik karena memiliki jiwa kepemimpinan yang baik. Biarkan dia memimpin jalannya aktivitas.

Baca juga: Inilah Pengertian UNBK dan Faktanya

7 Contoh Aturan Agar Technical Meeting Berjalan Lancar

Dengan mempelajari lebih dalam apa itu technical meeting dan aturan yang harus di buat agar suasana kondusif, maka technical meeting dapat terselenggara dengan efektif. Berikut adalah contoh aturan yang dapat Anda buat:

1. Hanya orang yang berwenang yang boleh berada di ruang rapat teknis.
2. Setiap peserta technical meeting tidak di perkenankan membuat kegaduhan selama TM berlangsung.
3. Alat komunikasi harus di matikan depo 25 bonus 25 agar TM tetap lancar selama rapat.
4. Setiap peserta TM di larang menyela peserta lain yang sedang berbicara.
5. Peserta hanya dapat bertanya jika moderator mengizinkan
6. Peserta yang melanggar tata tertib TM akan mendapatkan sanksi teguran, dan jika sudah tiga kali teguran maka panitia akan di keluarkan dari ruangan TM.
7. Peserta di larang keluar ruangan TM selama rapat berlangsung.

Demikian penjelasan mengenai apa itu technical meeting dan beberapa informasi singkat bagaimana agar proses technical meeting berjalan dengan lancar dalam suasana yang kondusif. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk mengadakan technical meeting untuk kegiatan apa pun, termasuk ketika Anda ingin mengadakan kompetisi.